Giới thiệu
Cách tiếp cận một cách có hệ thống của tổ chức đối với sự an toàn không phải là kết thúc của con đường về việc phát triển và cũng cố về an toàn. Các nghiên cứu gần đây đã cho phép chúng ta bắt đầu hiểu khái niệm về văn hóa an toàn của một tổ chức. Những gì chúng ta biết bây giờ là một quá trình phát triển từ các tổ chức từ không an toàn đến an toàn, từ biểu hiện riêng lẻ đến rộng khắp (ở giai đoạn đầu , các việc khác thường được đặt trên việc tiếp cận về an toàn). Ban đầu quá trình này thường được thúc đẩy bởi luật pháp, nhưng các tổ chức có thể tự chủ ngay từ đầu. Sau đó, thực tế nhận thấy rằng các tổ chức tốt nhất đã vượt lên sự khuôn khổ của pháp lý. Sự phát triển này chỉ ra rằng vai trò của cơ quan quản lý phải thay đổi từ người thực thi sang người hỗ trợ. Nó cũng ngụ ý rằng, khi có sự cố xảy ra, khung pháp lý phải có khả năng đáp ứng nhiều thái độ của các tổ chức khác nhau và phản ứng thích hợp với điều đó. Điều này không phải để nói rằng các nhà quản lý là không cần thiết, mà là vai trò của họ nên thay đổi như một chức năng điều chỉnh cho những gì và những người họ đang hướng tới. Các tổ chức y tế thường sẽ phản ứng, nếu có, đối với các mối đe dọa và kiểm soát pháp lý theo kiểu cũ hơn, vì vậy các tổ chức có nền văn hóa tiên tiến cần được hỗ trợ và nhắc nhở về các tiêu chuẩn cao của chính họ.
Văn hóa an toàn là gì?
Mỗi tổ chức đều có một số đặc điểm nội bộ riêng có thể xem là văn hóa của tổ chức. Những đặc điểm này thường khó nhận biết đối với những người bên trong, nhưng có thể gây ngạc nhiên cho người ngoài đến từ một nền văn hóa khác. Khái niệm về văn hóa tổ chức nổi tiếng là khó định nghĩa, vì vậy có một cách tiếp cận rất chung chung và xem văn hóa tổ chức là “Chúng ta là ai, chúng ta là gì, chúng ta cảm thấy quan trọng như thế nào với tổ chức và cách chúng ta làm mọi thứ tổ chức” hay định nghĩa cụ thể hơn là “Có điểm chung về cách suy nghĩ, hành xử và tin tưởng”. Văn hóa an toàn là một trường hợp đặc biệt của một nền văn hóa như vậy, trong đó an toàn có một vị trí đặc biệt trong mối quan tâm của những người làm việc cho tổ chức. Theo một nghĩa nào đó, an toàn luôn có một vị trí trong văn hóa của một tổ chức, sau đó có thể được gọi là văn hóa an toàn, nhưng chỉ qua một giai đoạn phát triển nhất định, một tổ chức coi trọng an toàn mới đủ để có thể được xem là có văn hóa an toàn.
Trước tiên chúng ta có thể phân biệt văn hóa thành các thành phần tĩnh và động của nó. Thuật ngữ tĩnh, nói chung, đề cập đến những giá trị không thay đổi được của tổ chức đó và niềm tin thấm vào các thành viên của nó. Thuật ngữ động đề cập đến cách tổ chức hoạt động, các loại quy trình làm việc mà nó cảm thấy phù hợp. Bảng 1 cho thấy một tập hợp các định nghĩa của bốn thành phần chính có thể được xem là cấu thành văn hóa của tổ chức. Sự khác biệt giữa hai thành phần “thực tế làm việc phổ biến” và “phương pháp giải quyết vấn đề” không phải lúc nào cũng được nhận ra, điều này có thể là do các nhà nghiên cứu có xu hướng nghiên cứu các công ty trong thời kỳ ổn định hoặc khi có thay đổi lớn, nhưng không phải thông qua cả hai. Hoạt động trong một thế giới ổn định làm nổi bật các hoạt động làm việc hàng ngày, trong khi các giai đoạn thay đổi bị chi phối bởi các quy trình giải quyết vấn đề.
Văn hóa an toàn là văn hóa trong đó an toàn đóng vai trò rất quan trọng. Bởi vì an toàn là một hiện tượng phức tạp, vì vậy, chỉ thêm cụm từ “và an toàn” vào văn hóa của tổ chức là không đủ. Các phần tiếp theo xem xét các đặc điểm của văn hóa an toàn và các loại văn hóa có thể được công nhận hình thành nên một tiến trình phát triển của tổ chức.
| Các thành phần văn hóa | Định nghĩa |
| Giá trị của tổ chức. | Những gì tổ chức coi là quan trọng hoặc thậm chí bất khả xâm phạm. |
| Niềm tin của tổ chức | Những gì tổ chức tin tưởng và cách phản ứng với hành động được cho là quan trọng từ thế giới bên ngoài. Niềm tin về những gì hiệu quả và không hiệu quả. |
| Các phương pháp giải quyết vấn đề phổ biến | Cách các loại vấn đề được tìm thấy và được giải quyết trong tổ chức, ví dụ như sự thành lập các nhóm dự án, nhóm tư vấn, xử lý tình huống khẩn cấp, v.v. |
| Thực tế làm việc phổ biến | Cách mọi người thực hiện công việc của họ, ví dụ như các cuộc họp nhỏ, bản ghi nhớ, quản lý dự án, v.v. |
Các đặc điểm của văn hóa an toàn
Văn hóa tổ chức ưu tiên an toàn trông như thế nào? Việc xác định một số đặc điểm tạo nên văn hóa an toàn như sau để trả lời cho câu hỏi này.
Một nền văn hóa nhận thức – một nền văn hóa trong đó những người quản lý và vận hành hệ thống có nhận thức rõ ràng về các yếu tố con người, kỹ thuật, tổ chức và môi trường quyết định sự an toàn của toàn bộ hệ thống.
Một nền văn hóa báo cáo: Một nền văn hóa trong đó mọi người sẵn sàng báo cáo lỗi và suýt sự cố.
Một nền văn hóa công bằng: một nền văn hóa ‘không đổ lỗi’ nơi có bầu không khí tin tưởng và mọi người được khuyến khích hoặc thậm chí được khen thưởng vì đã cung cấp thông tin thiết yếu liên quan đến an toàn – nhưng cũng có một ranh giới rõ ràng giữa hành vi chấp nhận được và không thể chấp nhận được.
Một nền văn hóa linh hoạt có thể có các hình thức khác nhau nhưng nét đặc trưng là sự chuyển từ chế độ phân cấp thông thường sang cấu trúc phẳng chuyên nghiệp hơn.
Một nền văn hóa học tập – sự sẵn sàng và có năng lực để rút ra kết luận đúng đắn từ hệ thống thông tin an toàn và ý chí thực hiện các cải cách lớn khi có nhu cầu.
Các giá trị liên quan đến văn hóa an toàn khá đơn giản. Kết hợp năm đặc điểm này lại với nhau tạo thành một nền văn hóa tin cậy. Niềm tin phức tạp hơn rất nhiều và rất cần thiết, đặc biệt là khi đối mặt với các cuộc tấn công vào niềm tin vào những lúc mà mọi người đang cố gắng hết sức, nhưng tai nạn và suýt sự cố vẫn xảy ra một cách dễ dàng do thất bại của các cá nhân trong quá trình tiến đến lý tưởng của tổ chức. Bảng II là các thành phần văn hóa an toàn theo khuôn khổ được nêu trong Bảng I. Đặc điểm của niềm tin là kết quả của các hành vi của công ty được thúc đẩy bởi các thành phần tĩnh và động của văn hóa doanh nghiệp.
| Thành phần văn hóa an toàn | Định nghĩa |
| Giá trị an toàn | Tổ chức coi sự an toàn là bất khả xâm phạm. |
| Niềm tin về an toàn | Tổ chức tin rằng an toàn có ý nghĩa thương mại; rằng các cá nhân không phải là nguyên nhân duy nhất của sự cố; rằng tai nạn tiếp theo đang chờ xảy ra. |
| Các phương pháp giải quyết vấn đề phổ biến | Đánh giá rủi ro, phân tích chi phí-lợi ích, phân tích tai nạn cũng như điều tra, chủ động tìm kiếm các vấn đề trước sự cố. |
| Thực tế làm việc phổ biến | An toàn không thể thiếu trong thông lệ thiết kế và vận hành, an toàn là ưu tiên 1 trong chương trình họp lên đến cấp Hội đồng quản trị nơi thường có sự nhìn nhận khó chịu về an toàn. |
Bảng II. Văn hóa an toàn được xác định theo các thành phần tổ chức. Lưu ý rằng các phương pháp và thực hành làm việc không bị giới hạn ở sự an toàn, nhưng sự an toàn có liên quan mật thiết đến cách thức thực hiện công việc.
Bảng III chia nhỏ văn hóa tổ chức thành nhiều chi tiết hơn. Nội bộ tổ chức có thể được phản ánh ở bất kỳ cấp độ văn hóa nào, phong cách quản lý từ ngắn hạn đến dài hạn (xem bên dưới). Dựa vào các thành phần này giúp xác định cách một nền văn hóa xuất hiện và đang ở cấp độ nào.
| Sự Giao tiếp | Thái độ tổ chức | An toàn | Hành vi tổ chức | Hành vi trong công việc |
| Luồng dữ liệu và thông tin về an toàn | Thái độ của lực lượng lao động đối với các cấp quản lý | Tình trạng tổ chức về an toàn | Phong cách và hành vi quản lý | Sự ưu tiên giữa sản xuất và an toàn |
| Các cấp quản lý thông báo về tình trạng thực sự của sự việc | Thái độ các cấp quản lý về lực lượng lao động | Phần thưởng cho hiệu suất an toàn tốt | Mức độ chăm sóc cho các bên liên quan | Đánh giá cao mối nguy và rủi ro cá nhân |
| Lực lượng lao động được thông báo về tình trạng thực sự của sự việc | Hiệu quả tập thể – niềm tin rằng mọi người có thể hoàn thành công việc | Các quy trình và sử dụng sáng kiến | Cách đối mặt với sự thay đổi | Hành vi tại nơi làm việc của lực lượng lao động và cấp quản lý |
| Thiết kế – an toàn là điểm khởi đầu | Cách phản ứng với rắc rối khi nó xảy ra | Sự coi trọng Môi trường |
Rõ ràng là, ở giai đoạn ban đầu, một tổ chức phải thực hiện cấp độ đầu tiên để an toàn trở thành một yếu tố được quan tâm. Giai đoạn tiếp theo là giai đoạn trong đó các vấn đề an toàn bắt đầu có tầm quan trọng, thường được thúc đẩy bởi cả yếu tố bên trong và bên ngoài do có nhiều sự cố xảy ra. Ở các giai đoạn phát triển đầu tiên này, chúng ta có thể thấy các giá trị bắt đầu có được, nhưng niềm tin, phương pháp và thực tiễn làm việc vẫn còn ở giai đoạn nguyên thủy. Ở giai đoạn đầu như vậy, quản lý cấp cao tin rằng tai nạn là do sự ngu ngốc, vô tâm và thậm chí là cố ý từ phía nhân viên của họ. Nhiều thông điệp được đưa ra từ trên cao, phần lớn vẫn phản ánh các mục tiêu chính của tổ chức, thông thường là với ‘và an toàn’ được được đề cập ở cuối thông điệp.
Việc sản sinh ra văn hóa an toàn rõ ràng phải trải qua một quá trình thay đổi văn hóa. Những thay đổi này phải diễn ra dần dần. Ít nhất là không thể đi thẳng từ phản ứng bị động sang chủ động mà phải trải qua giai đoạn tổ chức có tính toán vì văn hóa chủ động bao gồm các hệ thống điển hình của sự tổ chức có tính toán và có kế hoạch.